La productividad personal llegó a mi por casualidad, como tantas cosas en esta transformación. En ese momento yo estaba descubriendo el inmenso mundo de internet y la cantidad de posibilidades que me podía brindar.

Parecía como si hubiera estado dormida durante muchos años y al despertar todo lo que encontraba era nuevo e interesante. Y esto de la productividad personal fue uno de esos hallazgos que me engancharon desde el primer momento y que me llevaron a descubrir uno de los métodos por excelencia de la productividad: GTD (Getting Things Done), el cual me encuentro inmersa en su implantación.

Un cambio en los patrones de mi conducta

El cambio de paradigma de trabajar para otros a  para mí, está entrañando más dificultades de las que me esperaba. Creía que dedicarse a tu propio negocio y gestionarlo desde casa sería algo sencillo. Seguro que tú también te lo has planteado alguna vez.

Primero he tenido que desaprender la manera de gestionar mi trabajo. He introducido nuevas prácticas más acordes con la figura de “autónoma” que debe coordinar todas las facetas de un negocio.

Al principio me desanimaba muchísimo ver como no avanzaba y constantemente aparecían interrupciones en forma de lavadoras que tender, compras que realizar, comentarios de Facebook que contestar, artículos interesantes que leer, etc. Pasaban las horas y no había conseguido hacer nada productivo. Y pasaban los días y no avanzaba en mi proyecto.

Por muchas fechas tope que me pusiera y por mucha planificación que estableciera, siempre acababa procrastinando y posponiendo. Terminaba dejando para otro momento lo que era importante de verdad para que mi idea de negocio progresara.

Tenía que buscar una solución rápidamente para esta enfermedad que empezaba a afectarme y que no quería que se convirtiera en crónica.

Para llegar a implantar y poner en práctica mi sistema de productividad, está siendo necesario el desarrollo unos nuevos hábitos. Además he tenido que dejar de lado algunas malas prácticas que utilizaba y cambiarlas por otras totalmente novedosas para mí.

Así pues, puedo decirte que el punto clave para ser más productiva, consiste en la flexibilidad de implantar nuevos hábitos. Éstas nuevas prácticas me ayudan a focalizarme en la que realmente tengo que centrarme para conseguir alcanzar mis objetivos.

¿Y por qué GTD?

He leído a muchos blogger que se han convertido en emprendedores. Ellos hablaban de la importancia de focalizarse y las dificultades de ser productivos con las que se encuentran las personas que trabajan por cuenta propia cuando toda la vida has sido un trabajador por cuenta ajena. Decidí que debía empezar el camino desde cero y asentando correctamente las bases de un buen sistema de productividad.

Según mi opinión, di con las dos personas españolas referentes en este campo. Tanto de José Miguel Bolívar como de Jerónimo Sánchez he aprendido que la productividad personal no es más que trabajar con flexibilidad y tomar las mejores decisiones posibles en cada momento, de acuerdo a mis circunstancias personales y el entorno en el que me muevo.

Empezando por el principio

Lo primero que hice fue comprarme el libro de David Allen “Getting Things Done. The art of stress-free productivity” en su versión original, o sea en inglés. Es un libro bastante denso en el que se explican los fundamentos de este sistema de productividad y que él mismo desarrolló hace más de 30 años.

Te confieso que no lo he leído porque me asusté cuando lo recibí. Mi creencia limitante sobre mi nivel de inglés me llevó a suponer que no me enteraría de nada. Así que decidí buscar una lectura en español que me ayudara a entender todos los conceptos nuevos.

Y aquí es cuando encontré los libros de “Productividad Personal. Aprende a Liberarte del Estrés con GTD” de José Miguel Bolívar y “Productividad Personal En Una Semana” de Jerónimo Sánchez. Por supuesto que me los leí.

Con ellos sí que entendí las bases del sistema y me animé a introducirlo en mi nuevo camino de emprendedora. Si he despertado tu curiosidad, desde luego que te los recomiendo. Los considero como ”los MUST” en lo que a productividad personal se refiere.

Decálogo de hábitos para mejorar mi productividad personal

#1 Vaciar mi mente.

Tú sabes que siempre andamos con un montón de cosas, recordatorios, citas, etc. en la cabeza y que al final se nos acaba olvidando hasta las más importantes. Seguro que alguna vez no has acudido a algún evento porque como no lo tenías apuntado se te había olvidado.

Por consiguiente, en mi herramienta de trabajo, recopilo TODOS los compromisos, ideas y cualquier cosa que pueda resultar interesante o necesario tener en cuenta, ahora o en el futuro. Y cuando digo TODOS me refiero a todo lo que pasa por mi mente. Por muy tonta que pueda parecer la idea o por muy obvio que pueda ser un evento. Todo queda apuntado.

Si libero mi mente de todos estos pensamientos y los deposito en un sistema en el cual confío. Así puedo concentrarme en las tareas que tenga entre manos, con la tranquilidad de no tener que recordar cosas importantes.

Apunto todo lo que aparece en mi cabeza y de este modo sé que no se me olvida nada. Mi nivel de estrés se reduce y mi mente está relajada y despejada.

#2 Procesar todo lo que he recopilado.

Cada cierto tiempo (diariamente o cada dos días) toca procesar lo que he ido anotando durante el día.

Procesar no es más que analizar con tranquilidad el significado de cada una de las observaciones que he apuntado y decidir si lo debo apartar porque es una tontería que no sirve para nada, posponer para otro momento más idóneo porque podría resultar interesante en un futuro, delegar su realización porque yo no soy la persona adecuada para hacerlo, archivarla ya que algún día puedo necesitarlo o requiere que yo la haga.

Finalmente, mi bandeja de entrada queda vacía y cada cosa que había apuntado debe situarse en uno de estos apartados.

#3 Organizar todo lo procesado.

Ahora que ya entiendo el significado de cada acción que debo realizar, es momento de establecer el grado de compromiso y los recordatorios con la fecha y la hora para todas las acciones o tareas, los asuntos que he delegado y el material que he pospuesto para más adelante.

Todo debe quedar ordenado y fácilmente accesible para que pueda obtenerlo en cualquier momento.

#4 Hacer las cosas que tengo que hacer.

Para mí la práctica más difícil. Consiste en tomar las decisiones correctas para optimizar los recursos con los que cuento, teniendo en consideración mi tiempo y mi nivel de energía mental disponibles en cada momento. Además debo tener en cuenta el priorizar aquellas tareas que son importantes para el logro de mis objetivos clave.

Este hábito requiere de gran destreza y el que más me está costando implantar.

#5 Revisar, revisar y revisar.

Al menos una vez a la semana, me siento y realizo un análisis de cómo han ido sucediendo los acontecimientos. Se trata de ir actualizando las tareas, compromisos, eventos, objetivos, acciones, etc que me ayudarán a conseguir mis metas.

Debo comprobar que se va cumpliendo la hoja de ruta que había planificado, añadiendo o quitando información.

#6 Focalización.

Por muchas ideas que se me van ocurriendo o por muchos proyectos que crea que puedo desarrollar, es importante saber poner el foco en una sola cosa.

La dispersión crea ruido y el ruido desconcierto. Así que intento planificar las actividades o tareas de una en una. Hasta que no he acabado con la primera intento no pasar a la siguiente.

El objetivo final es conseguir finalizar proyectos y no tenerlos todos a medias. La consecuencia es la obtención de resultados:

  • Si es bueno continúo adelante
  • Si es malo lo desecho y a otra cosa mariposa.

#7 Adiós a la procrastinación.

El peor mal de cualquier emprendedor. Y que te lleva a posponer la consecución de tus objetivos.

Te confieso que todavía estoy luchando contra esta mala costumbre. Incluso me impongo castigos cuando no he hecho lo que me había programado por motivos no justificados.

#8 Técnica del pomodoro.

Esta técnica consiste en enfocarse durante 25 minutos en una actividad y después dedicar 5 minutos a descansar. Pero yo voy ajustando los tiempos de realización y descanso en función de la actividad que debo realizar.

Por ello utilizo bloques de 30, 45 o 60 minutos de actividad combinado con series de 5, 10 o 20 minutos de descanso o desconexión. Dependiendo de la tarea que deba realizar, del nivel de concentración que necesite o de mi estado de ánimo.

También me sirve para controlar cuánto tiempo me cuesta ejecutar una labor en concreto para poder planificar posteriormente otras.

#9 Colgar el cartel de “no molestar”.

Importante lección cuando trabajas en tu propia casa y tu familia no entiende o no se toma en serio que estás intentando concentrarte para sacar adelante tu proyecto.

Así que lo mejor es dejar claro que tienen que aprender a respetar tu nueva ocupación. Lo mejor es avisarles “por escrito” de que es tu momento de dedicación a sacar adelante tu negocio. Ahora no te pueden interrumpir.

#10 Bendita agenda.

Gracias al progreso de la tecnología, he conseguido tener sincronizada la agenda de mi ipad con mi PC y mi móvil. De esta, da igual el dispositivo que esté utilizando, puedo revisar en todo momento mis eventos o tareas diarias. También puedo establecer alarmas para no olvidar nada.

Todo un adelanto que me ayuda a despejar mi mente y concentrarme en lo que es necesario para progresar y llegar a alcanzar mis objetivos.

Y hasta aquí mis principales experiencias.

¿Has descubierto alguna que te parece interesante implantar?

¿Utilizas otras y crees que me puede ayudar?. Cuéntamelas

 

P.D.: Además puedes ayudarme a mí y de paso a ayudar a otra persona allegada compartiendo este artículo. Te aseguro que no hay nada más gratificante que ayudar a las personas a encontrar su camino.